Anonim Şirketlerde Genel Kurul Toplantı Usulleri

Anonim şirketlerin yönetim ve işleyiş yapısında pay sahiplerinin iradelerini toplu bir şekilde ortaya koydukları en yetkili organ genel kuruldur. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve bu kanuna dayanılarak yürürlüğe konulan "Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik" (Yönetmelik), genel kurul süreçlerini sıkı şekil şartlarına ve emredici kurallara bağlamıştır.

Anonim şirket genel kurul toplantılarının Kanuna, ilgili mevzuata, şirket esas sözleşmesine ve iç yönergeye uygun olarak yapılması gerekmektedir. Genel kurul kararların hukuken sakatlanmaması adına bu usul kurallarına eksiksiz uyulması hayati önem taşımaktadır.

Genel Kurul Toplantı Türleri ve Zamanlama Esasları

Anonim şirketlerde genel kurul toplantıları, TTK madde 409 ve Yönetmelik madde 7 uyarınca toplanma amaçlarına ve zamanlarına göre ikiye ayrılmaktadır.

Olağan Genel Kurul Toplantısı : Her faaliyet döneminin sonundan itibaren üç ay içinde yapılması zorunlu olan toplantıdır. Bu toplantıda, geçen döneme ait finansal tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, kâr payı dağıtımı ve ibra gibi rutin ancak şirketin geleceğini doğrudan etkileyen kararlar görüşülür. Normal takvim yılını kullanan ve özel bir hesap dönemi bulunmayan şirketlerde bu süre Mart ayı sonuna kadar tamamlanmalıdır.

Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı : Şirket faaliyetlerinin lüzumu gereği olağan toplantı zamanı beklenemeyecek kadar acil ve stratejik durumların ortaya çıkması halinde her zaman toplanabilen kuruldur. Olağanüstü genel kurul toplantısında sadece toplantı çağrısında ilan edilen maddeler gündeme alınıp karara bağlanabilir.

Genel Kurul Toplantı Öncesi Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı

Genel kurul toplantısında pay sahiplerinin haklarını koruyabilmeleri ve bilinçli oy kullanabilmeleri amacıyla toplantı öncesi şeffaflığı sağlayacak mekanizmalar kanun koyucu tarafından öngörülmüştür.

Belgelerin İncelemeye Sunulması : TTK madde 437 uyarınca yönetim kurulu; finansal tabloları, konsolide finansal tabloları, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunu, denetleme raporlarını ve kâr payı dağıtım önerisini toplantı gününden en az on beş gün önce şirketin merkez ve şubelerinde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurmakla yükümlüdür.

Pay sahipleri bu belgelerin bir suretini isteme hakkına sahiptir. Bu hak esas sözleşmeyle veya şirket organlarının kararıyla kaldırılamaz veya sınırlandırılamaz olup pay sahiplerinin bilgi alma ve inceleme taleplerinin şirket tarafından karşılanması zorunludur. Genel kurulda pay sahiplerinin bilinçli oy kullanabilmeleri için gerekli belgelere toplantı öncesinde erişim hakkı TTK ile tanınmış olup bu erişim hakkının ihlali halinde ilgili genel kurul kararının iptali talebi ile dava açılması mümkündür.

Genel Kurul Toplantısına Çağrı Yetkisi ve Azınlık Hakları

Genel kurulun usule uygun toplanabilmesi için ilk basamak yetkili organlarca yapılacak bir çağrıdır.

Çağrı Yetkisi : TTK madde 410, Yönetmelik madde 9 ve madde 10 gereğince genel kurulu toplantıya çağırma yetkisi kural olarak görev süresi devam eden yönetim kuruluna aittir. Yönetim kurulunun mevcut olmaması, sürekli olarak toplanamaması veya toplantı nisabının oluşmasına imkan bulunmaması gibi istisnai hallerde ise mahkemeden izin alınmak suretiyle tek bir pay sahibi dahi çağrı yapabilir.

Azınlık Pay Sahiplerinin Çağrı Talebi : TTK madde 411 uyarınca şirket sermayesinin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan azınlık pay sahipleri, yönetim kurulundan yazılı olarak genel kurulun toplantıya çağrılmasını veya bir konunun gündeme alınmasını talep edebilir. Yönetim kurulu bu talebi kabul etmez veya 7 iş günü içinde cevap vermez ise aynı azınlık pay sahipleri şirketin merkezinin bulunduğu yerdeki Asliye Ticaret Mahkemesine başvurarak TTK madde 412 uyarınca izin isteyebilirler.

Usule Uygun Çağrı Şekli ve Çağrısız Genel Kurul

Genel kurul toplantılarında çağrı hususunda şekil ve süre şartlarına riayet edilmesi, kararların gelecekte bir iptal davasına konu olmaması adına ciddi bir gerekliliktir.

İlan ve Bildirim Usulü : TTK madde 414 ve Yönetmelik madde 11 gereğince genel kurul çağrısı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılmalıdır.

Çağrı ilanı, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ve şirketin internet sitesi açma yükümlülüğü varsa internet sitesinde yayınlanır. Ayrıca nama yazılı pay sahiplerine ve önceden şirkete pay defteriyle adresini bildiren hamiline yazılı pay sahiplerine iadeli taahhütlü mektup ile bildirilir.

Çağrısız genel kurul toplantısının yapılması, TTK madde 416 ve Yönetmelik madde 12 ile düzenlenen şartların varlığı halinde istisnai bir durum olarak mümkündür. Bütün pay sahiplerinin veya temsilcilerinin, aralarından hiçbirinin itirazı olmaksızın hazır bulunması halinde TTK madde 414 ve Yönetmelik madde 11 ile belirtilen ilan ve süre şartlarına bakılmaksızın genel kurul çağrısız olarak toplanabilir. "Çağrısız Genel Kurul" olarak adlandırılan bu yöntemde, toplantı süresince tam katılım nisabının korunması şarttır; herhangi bir pay sahibinin toplantıyı terk etmesi veya kararlara bu usul yönünden itiraz etmesi halinde çağrısız genel kurul niteliği kaybolur.

Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) Uygulaması

Gelişen teknoloji ve küreselleşme beraberinde genel kurul toplantılarında pay sahiplerinin fiziki olarak aynı mekanda bulunması gerekliliğine özel bir mekanizma geliştirilmiştir. Bu doğrultuda TTK madde 1527 ile yasal altyapısı kurulan Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS), anonim şirketlere büyük bir operasyonel esneklik kazandırmıştır. "Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik" ile bu süreç detaylı şekilde ayrıca düzenlenmiştir.

Esas Sözleşme Şartı : Bir anonim şirketin elektronik ortamda genel kurul yapabilmesi için, şirket esas sözleşmesinde bu hususta açık bir düzenleme ( Bakanlık tarafından hazırlanan örnek madde metni aynen alınarak ) bulunmalıdır.

Halka açık şirketlerde ise EGKS sisteminin kurulması ve uygulanması kanuni bir zorunluluktur.

Eş Zamanlı Katılım ve Hakların Kullanımı : EGKS, internet üzerinden pay sahiplerine genel kurula uzaktan güvenli bir şekilde katılma imkanı tanır. Elektronik ortamda katılan pay sahipleri, fiziki olarak oradaymış gibi; toplantıyı canlı takip edebilir, görüş bildirebilir, önerge verebilir ve oylarını anlık olarak kullanabilirler.

Güvenli Elektronik İmza : Sisteme giriş yapabilmek ve irade beyanında bulunabilmek için hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imza ( E-İmza ) sahibi olmaları şarttır. Elektronik ortamda kullanılan oylar ve yapılan işlemler yasal olarak fiziki imzalı işlemlerle aynı hüküm ve sonuçları doğurur.

Genel Kurul Toplantısında Vekaleten Temsil Usulleri

Genel kurul toplantılarına pay sahiplerinin bizzat katılma zorunluluğu bulunmamaktadır. Ortaklar, haklarını korumak ve oylarını kullanmak üzere kendilerini temsilen vekil tayin edebilirler. Halka açık olmayan anonim şirketlerde vekaleten temsil süreçleri, Yönetmelik madde 18 kapsamında sıkı kurallara bağlanmıştır.

Genel kurulda pay sahibini temsil edecek vekil adına noter onaylı vekaletname düzenlenmesi zorunludur. Vekaletname, Yönetmelik ekinde yer alan Ek-3 doğrultusunda asgari unsurları taşımalı; pay sahibinin ve vekilin kimlik bilgileri ile ortaklık payına dair detayları barındırmalıdır.

Toplantının Yürütülmesi ve Bakanlık Temsilcisinin Rolü

Toplantı günü geldiğinde, genel kurulun hukuka uygun bir şekilde açılması ve yönetilmesi için belirli bir idari mekanizma kurulur. EGKS kullanan şirketlerde bu süreç hem fiziki hem dijital ekranlar üzerinden eş zamanlı idare edilir.

Toplantı Başkanlığı : Yönetmelik madde 14 gereğince genel kurulu yönetmek, söz hakkı vermek, oylamaları yapmak ve tutanağı düzenlemek üzere pay sahipleri arasından veya dışarıdan bir "Toplantı Başkanı" seçilir. Başkan, oyların sayımı ve yazmanlık görevleri için birer yardımcı belirleyebilir. Elektronik katılımın olduğu genel kurullarda başkan, fiziki oylar ile EGKS’den gelen oyları birleştirerek ilan eder.

Bakanlık Temsilcisinin Bulunma Zorunluluğu : Yönetmelik madde 32 uyarınca her anonim şirket toplantısında devlet memuru bulunması şart değildir. Ancak kuruluşları ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler ile konusu ne olursa olsun sermaye artırımı/azaltımı, birleşme, bölünme, tür değiştirme gibi yapısal değişiklik gündemi olan tüm anonim şirket toplantılarında Bakanlık temsilcisinin hazır bulunması zorunludur. Bu nitelikteki toplantılarda Bakanlık temsilcisi yokluğunda alınan kararlar, hukuken geçersiz sayılır.

Genel Kurul Toplantı ve Karar Nisabı

Genel kurulun açılabilmesi ve açıldıktan sonra karar alabilmesi, kanunun öngördüğü asgari sermaye temsil oranlarının sağlanmasına bağlıdır. EGKS üzerinden katılan paylar, nisap hesabında doğrudan dikkate alınır.

Olağan Toplantı ve Karar Nisabı : TTK madde 418 ve Yönetmelik madde 22 uyarınca, Kanunda veya esas sözleşmede aksine daha ağır bir nisap öngörülmemiş ise ilk toplantıda şirket sermayesinin en az dörtte birini temsil eden pay sahiplerinin hazır bulunması gerekir. İlk toplantıda bu nisap sağlanamaz ise ikinci toplantıyı açmak için herhangi bir sermaye nisabı aranmaz; hazır bulunan ortaklarla kurul açılır. Kararlar, her iki toplantıda da hazır bulunan oyların çoğunluğu ile alınır.

Ağırlaştırılmış Nisaplar : TTK madde 421 gereğince şirketin işletme konusunun tamamen değiştirilmesi, yükümlülüklerin artırılması veya şirketin tasfiyesi gibi köklü kararlarda kanun çok daha yüksek nisaplar aramaktadır. Bu özel kararlarda ilk ve ikinci toplantı ayrımı gözetilmeksizin kanuni ağır nisaplara uyulması mecburidir.

Genel Kurul Toplantı Tutanağı ve Tescili

Genel kurul toplantısında müzakere edilen hususlar ve oylama sonuçları anlık olarak resmi bir belgeye bağlanmalıdır.

Tutanak Düzenlenmesi : TTK madde 422 ve Yönetmelik madde 26 uyarınca toplantıda alınan kararlar, muhalif kalan pay sahiplerinin gerekçeli muhalefet şerhleri ve oylama sayıları EGKS dökümleri de dahil edilerek net bir şekilde "Toplantı Tutanağına" geçirilir. Bu tutanak toplantı başkanlığı ve varsa Bakanlık temsilcisi tarafından imza altına alınır.

Tescil ve İlan Yükümlülüğü : Yönetim kurulu, toplantının yapıldığı tarihten itibaren on beş gün içinde, toplantı tutanağının noter onaylı bir suretini ticaret siciline tescil ettirmek ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan ettirmekle yükümlüdür.

Usule Aykırılık Halinde Başvurulabilecek Hukuki Yollar

Genel kurul işlemlerinde Kanuna, ilgili yönetmeliklere veya esas sözleşme hükümlerine aykırı hareket edilmesi, alınan kararları sakat kılar. Genel kurul toplantısı ile ilgili usule uygun çağrı yapılmaması, usule aykırı vekaletnamelerle oy kullandırılması, EGKS sistemindeki teknik aksaklıklar veya nisaplara uyulmaması gibi usule aykırı hallerde; toplantıda hazır bulunup karara olumsuz oy vererek muhalefet şerhini tutanağa geçirten pay sahipleri, yönetim kurulu veya yönetim kurulu üyelerinden her biri, TTK madde 445 gereği ilgili genel kurul kararı tarihinden itibaren üç ay içinde Asliye Ticaret Mahkemesinde "iptal davası" açabilirler.

Usule aykırılığın haricinde emredici kanun hükümlerine tamamen aykırı, ahlaka veya kamu düzenine aykırı genel kurul kararları bulunması halinde ise ilgili kararlar TTK madde 447 ile batıl kabul edilir ve baştan itibaren geçersiz sayılır.